A. Chi siamo e perché ti stiamo fornendo questo documento?
Il Gruppo Mondadori, gruppo societario costituito dalla capogruppo Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. e dalle società dalla stessa controllate ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 2359 c.c. (nel seguito il “Gruppo Mondadori”), da anni considera di fondamentale importanza la tutela dei dati personali dei propri e/o potenziali clienti e utenti garantendo che il trattamento dei dati personali, effettuato con qualsiasi modalità, sia automatizzata che cartacea, avvenga nel pieno rispetto delle tutele e dei diritti riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (nel seguito il “Regolamento”) e dalle ulteriori norme applicabili in tema di protezione dei dati personali. Con il termine dati personali si fa riferimento alla definizione contenuta nell’articolo 4, punto 1) del Regolamento ossia “ qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (nel seguito i “Dati Personali”). Il Regolamento prevede che, prima di procedere al trattamento di Dati Personali - con tale termine dovendosi intendere, secondo la relativa definizione contenuta nell’articolo 4, punto 2) del Regolamento, “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insiemi di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” (nel seguito il “Trattamento”) - è necessario che la persona a cui questi appartengono sia informata circa i motivi per i quali tali dati sono richiesti ed in che modo verranno utilizzati.
B. Chi tratterà i tuoi Dati Personali?
La società che tratterà i tuoi Dati Personali per la finalità di cui alla Sezione D della presente Informativa e che, quindi, rivestirà il ruolo di titolare del trattamento secondo la relativa definizione contenuta nell’articolo 4 al punto 7) del Regolamento, “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” è: Mondadori Libri S.p.A. con sede legale in Via Gian Battista Vico 42, 20123 - Milano e sede amministrativa in Via Mondadori 1, 20054 – Segrate (MI), iscritta al Registro delle Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA n. 08856650968 (nel seguito il “Titolare del Trattamento”).
C. A chi puoi rivolgerti?
Il Titolare del Trattamento e/o i Contitolari del Trattamento possono essere contattati tramite i seguenti canali: - scrivendo all’ufficio Privacy del Gruppo Mondadori presso la capogruppo Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., Via Mondadori 1, 20054 – Segrate (Milano);
- inviando una e-mail alla casella di posta elettronica privacy@mondadori.it alla cortese attenzione della Direzione Privacy del Gruppo Mondadori
Inoltre, al fine di agevolare i rapporti tra te, quale soggetto interessato, ossia la “ persona fisica identificata o identificabile” ui si riferiscono i Dati Personali ai sensi dell’articolo 4 al punto 1) del Regolamento (nel seguito l’“Interessato”) ed il Titolare del Trattamento, il Regolamento ha previsto, in alcuni specifici casi, la nomina di una figura di controllo e supporto che, tra i vari compiti affidati, agisca anche come punto di contatto con l’Interessato. Il Gruppo Mondadori ha adottato tale figura di “responsabile della protezione dei dati”, c.d. “Data Protection Officer” (nel seguito il “DPO”). Come previsto dall’articolo 38 del Regolamento, potrai liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al Trattamento dei tuoi Dati Personali e/o nel caso volessi esercitare i tuoi diritti come previsti dalle Sezioni H e I della presente Informativa, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo di posta elettronica dpo@mondadori.it e/o scrivendo al Data Protection Officer del Gruppo Mondadori presso la società capogruppo Arnoldo Mondadori Editore S.p.A., ufficio Privacy, via Mondadori 1, 20054 - Segrate (MI). In qualsiasi momento potrai reperire all’interno della sezione “Privacy” del sito www.gruppomondadori.it tutte le informazioni concernenti l’utilizzo ed il Trattamento dei tuoi Dati Personali, informazioni aggiornate in merito ai contatti ed ai canali di comunicazione resi disponibili a tutti gli Interessati da parte del Gruppo Mondadori.
D. Per quali finalità principali saranno trattati tuoi Dati Personali?
Il Titolare del Trattamento, al fine di consentirti di perfezionare la tua iscrizione al servizio “Newsletter” per il quale viene rilasciata la presente Informativa, ha necessità di raccogliere alcuni tuoi Dati Personali, così come richiesti all’interno del form di raccolta. Il Trattamento dei tuoi Dati Personali sarà condotto dal Titolare del Trattamento per registrarti al servizio di newsletter e si fonderà giuridicamente sul rapporto contrattuale che verrà a crearsi tra te e quest’ultimo. Inoltre, il Titolare del Trattamento potrà trattare i tuoi Dati Personali per adempiere ad obblighi di legge e dare riscontro a richieste da parte delle autorità competenti. In tal caso il Trattamento dei tuoi Dati Personali si baserà sull’adempimento ad obblighi legali cui è soggetto il Titolare del Trattam nto. Il Titolare del Trattamento potrebbe anche comunicare o in altro modo trattare i tuoi Dati Personali nell’ambito di operazioni straordinarie, cessioni di contratto, di azienda o di ramo d’azienda, riorganizzazioni e ristrutturazioni societarie per poter concludere e gestire tali operazioni o per adempiere ai propri obblighi contrattuali da esse derivanti. In tal caso, il Trattamento dei tuoi Dati Personali si baserà giuridicamente sull’interesse legittimo del Titolare del Trattamento ad effettuare tali operazioni. Inoltre, il Titolare del Trattamento potrebbe trattare i tuoi Dati Personali per accertare, esercitare e difendere i propri diritti in sede giudiziaria. Tale Trattamento si baserà giuridicamente sull’interesse legittimo del Titolar del Trattamento a tutelare i propri diritti.
Per consentire il Trattamento da parte del Titolare del Trattamento per tale finalità sarà necessario il conferimento dei Dati Personali così come richiesti all’interno del modulo di raccolta. In mancanza di tali Dati Personali, non sarà possibile procedere al Trattamento e, di conseguenza, non ti sarà permesso di perfezionare la tua iscrizione al servizio di newsletter.
E. A quali soggetti potranno essere comunicati i tuoi Dati Personali?
I tuoi Dati Personali potranno essere comunicati a specifici soggetti considerati destinatari di tali Dati Personali. Infatti, l’articolo 4, punto 9) del Regolamento, definisce come destinatario di un Dato Personale “ la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi” (nel seguito i “Destinatari”). In tale ottica, al fine di svolgere correttamente tutte le attività di Trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente Informativa, i seguenti Destinatari potranno trovarsi nella condizione di trattare i tuoi Dati Personali: • soggetti terzi che svolgono parte delle attività di Trattamento e/o attività connesse e strumentali alle stesse per conto del Titolare del Trattamento in virtù di un contratto di servizi con quest’ultimo. Tali soggetti sono stati nominati responsabili del trattamento, dovendosi intendere singolarmente con tale locuzione, a norma dell’articolo 4, punto 8) del Regolamento, “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento” (nel seguito il “Responsabile del Trattamento”);
- singoli individui, nominati quali Persone Autorizzate dal Titolare del Trattamento, a cui sono state affidate specifiche e/o più attività di Trattamento sui tuoi Dati Personali, in particolare i soggetti preposti: alla gestione del personale, alla gestione degli affari legali e societari, ai contratti di prestazione d’opera, al calcolo dei compensi. A tali Persone Autorizzate sono state impartite specifiche istruzioni in tema di sicurezza e corretto utilizzo dei Dati Personali;
- enti pubblici e privati, organizzazioni pubbliche, società di consulenza, liberi professionisti, istituti di credito, società terze e/o facenti parte del Gruppo Mondadori;
- autorità pubbliche e/o autorità giudiziaria, qualora richiesto per obblighi di legge o dai contratti collettivi applicabili o per prevenire o reprimere la commissione di un reato, senza che questi vengano definiti come Destinatari. Infatti, a norma dell’articolo 4, punto 9), del Regolamento, “ le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di Dati Personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o degli Stati membri non sono considerate Destinatari”.
I dati appartenenti alle Categorie Particolari possono eventualmente essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui alla Sezione D, a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti di patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale, agenzie per il lavoro, associazioni ed organizzazioni sindacali di datori di lavoro e di prestatori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo Trattamento di dati e familiari dell'Interessato.
F. Per quanto tempo saranno trattati i tuoi Dati Personali? Uno dei principi applicabili al Trattamento dei tuoi Dati Personali concerne la limitazione del periodo di conservazione, disciplinata all’articolo 5, paragrafo 1, punto e) del Regolamento che recita “ i Dati Personali sono conservati in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i Dati Personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’Interessato”. Alla luce di tale principio, i tuoi Dati Personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento limitatamente a quanto necessario per il perseguimento della finalità di cui alla Sezione D della presente Informativa. In particolare, i tuoi Dati Personali saranno conservati per un periodo di tempo pari al minimo necessario, come indicato dal Considerando 39 del Regolamento, ossia fino a dieci anni dalla cessazione dei rapporti contrattuali in essere tra te ed il Titolare del Trattamento fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione che potrà essere imposto o consentito da norme di legge come anche previsto dal Considerando 65 del Regolamento.
G. Quali sono i tuoi diritti?
Come previsto dal Regolamento, potrete esercitare in qualsiasi momento nei confronti del Titolare del Trattamento i seguenti diritti: • Diritto di accesso: avrai il diritto, a norma dell’articolo 15, paragrafo 1 del Regolamento di ottenere dal Titolare del Trattamento la conferma che sia o meno in corso un Trattamento dei tuoi Dati Personali e in tal caso, di ottenere l’accesso a tali Dati Personali ed alle seguenti informazioni: a) le finalità del Trattamento; b) le categorie di Dati Personali in questione; c) i Destinatari o le categorie di Destinatari a cui i tuoi Dati Personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se Destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei Dati Personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’Interessato di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o la cancellazione dei Dati Personali o la limitazione del Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano o di opporsi al loro Trattamento; f) il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo; g) qualora i Dati Personali non siano raccolti presso l’Interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale Trattamento per l’Interessato. Tutte queste informazioni potrai rinvenirle all’interno della presente Informativa.
- Diritto di rettifica: potrai ottenere, a norma dell’articolo 16 del Regolamento, la rettifica dei tuoi Dati Personali che risultino inesatti. Tenuto conto delle finalità del Trattamento, inoltre, potrai ottenere l’integrazione dei tuoi Dati Personali che risultino incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
- Diritto alla cancellazione: potrai ottenere, a norma dell’articolo 17, paragrafo 1 del Regolamento, la cancellazione dei tuoi Dati Personali senza ingiustificato ritardo ed il Titolare del Trattamento avrà l’obbligo di cancellare i tuoi Dati Personali, qualora sussista anche solo uno dei seguenti motivi: a) i Dati Personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) hai provveduto a revocare il consenso su cui si basa il Trattamento dei tuoi Dati Personali e non sussiste altro fondamento giuridico per il loro Trattamento; c) ti sei opposto al Trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1 o 2 del Regolamento e non sussiste più alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento dei tuoi Dati Personali; d) i tuoi Dati Personali sono stati trattati illecitamente; e) risulta necessario cancellare i tuoi Dati Personali per adempiere ad un obbligo di legge previsto da una norma comunitaria o di diritto interno.
In alcuni casi, come previsto dall’articolo 17, paragrafo 3 del Regolamento, il Titolare del Trattamento è legittimato a non provvedere alla cancellazione dei tuoi Dati Personali qualora il loro Trattamento sia necessario, ad esempio, per l’adempimento di un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico, per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
- Diritto di limitazione del Trattamento: potrai ottenere la limitazione del Trattamento, a norma dell’articolo 18 del Regolamento, nel caso in cui ricorra una delle seguenti ipotesi: a) hai contestato l’esattezza dei tuoi Dati Personali (la limitazione si protrarrà per il periodo necessario al Titolare del Trattamento per verificare l’esattezza di tali Dati Personali); b) il Trattamento è illecito ma ti sei opposto alla cancellazione dei tuoi Dati Personali chiedendone, invece, che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il Titolare del Trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del Trattamento, i tuoi Dati Personali servono per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) ti sei opposto al Trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento e sei in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del Trattamento rispetto ai tuoi. In caso di limitazione del Trattamento, i tuoi Dati Personali saranno trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il tuo consenso o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante. Ti informeremo, in ogni caso, prima che tale limitazione venga revocata.
- Diritto alla portabilità dei dati: potrai, in qualsiasi momento, richiedere e ricevere, a norma dell’articolo 20, paragrafo 1 del Regolamento, tutti i tuoi Dati Personali trattati dal Titolare del Trattamento in un formato strutturato, di uso comune e leggibile oppure richiederne la trasmissione ad altro titolare del trattamento senza impedimenti. In questo caso, sarà tua cura fornirci tutti gli estremi esatti del nuovo titolare del trattamento a cui intendi trasferire i tuoi Dati Personali fornendoci autorizzazione scritta.
- Diritto di opposizione: a norma dell’articolo 21 del Regolamento hai il diritto di opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al Trattamento dei Dati Personali che ti riguardano necessario all’esecuzione di interessi pubblici o per il perseguimento di un interesse legittimo, compresa la profilazione. Il Titolare del Trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i Dati Personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al Trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Per esercitare tutti i tuoi diritti come sopra identificati, ti basterà contattare il Titolare del Trattamento con le modalità indicate nella Sezione C della presente Informativa. Ti ricordiamo che, in qualsiasi momento, potrai rivolgerti anche al DPO del Gruppo Mondadori nelle modalità previste dalla Sezione C della presente Informativa. Hai, inoltre, il diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo: fatto salvo il tuo diritto di ricorrere in ogni altra sede amministrativa o giurisdizionale, qualora ritenessi che il Trattamento dei tuoi Dati Personali condotto dal Titolare del Trattamento del Trattamento avvenga in violazione del Regolamento e/o della normativa applicabile potrai proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali o altra autorità di controllo competente.
H. Dove saranno trattati i tuoi Dati Personali?
I tuoi Dati Personali saranno trattati dal Titolare del Trattamento prevalentemente all’interno del territorio dell’Unione Europea. Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, ti informiamo sin d’ora che tali soggetti, ove trattino i Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento li tratteranno in conformità a quanto previsto dal capo V del Regolamento. Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei tuoi Dati Personali. In ogni caso potrai richiedere maggiori dettagli al Titolare del Trattamento.